System czy chaos – czy warto stosować metodyki zarządzania projektami?

Realizując projekt warto zastanowić się czy sami stworzymy system, którym będziemy nim zarządzać, czy skorzystamy z metodyk, które są dostępne na rynku. Są to pierwsze kroki przy planowaniu projektu – wiążą się one zarówno z podziałem ról w projekcie, planowaniem działań jak i z ustalaniem budżetu. Metodyki zarządzania powstały na bazie doświadczeń osób realizujących projekty, zatem biorąc pod uwagę, że każdy projekt posiada podobne cechy, to realizując go prawdopodobnie skorzystamy z dobrodziejstw którejś z metodyk, nawet nie będąc tego świadomym.

Na podstawie: https://flic.kr/p/6thVud

Najczęściej używane metodyki zarządzania projektami na rynku to PRINCE2TM, IPMA, Scrum i Agile. Mimo iż w artykule tym spojrzymy na proces zarządzania projektami przez pryzmat metodologii PRINCE2TM oraz IPMA to wszystkie pozostałe systemy opierają się na podobnych fundamentach.

Co daje nam stosowanie metodyki w zarządzaniu projektami?

I Porządek

Stosując metodykę w projekcie poruszamy się wg ustalonych wcześniej dróg/ścieżek, które zostały wypracowane przez lata doświadczeń osób związanych z realizacją projektów. Dzięki metodyce projekt staje się transparentny.

II Przegląd całego projektu

Projekty są to złożone zadania, na które nie raz składa się wiele działań. Standardy przyjęte w metodyce pozwalają nam na podejście całościowe, które pozwalają nam nie pominąć żadnego aspektu w projekcie.

III Zabezpieczenie

Stosowanie metodyki w projektach pozwala nam, w przypadku gdy projekt skończył się porażką, na podstawę do ustalenia powodu niepowodzenia a w przypadku osób odpowiedzialnych za projekt może stanowić rodzaj uzasadnienia: „wszelkie działania w projekcie były prowadzone wg metodologii, stosowanej w wielu innych projektach, więc błąd, który spowodował klęskę projektu leży w czynnikach poza projektowych”. Dodatkowo tzw. „czynniki poza projektowe” pozwala w dosyć zgrabny sposób namierzyć.

IV Podstawę do dalszych działań

Realizując projekt wg metodyk zbieramy doświadczenia z nimi związane, które stają się punktem wyjściowym przy realizacji projektów w późniejszym czasie i analizy kosztów.

V Możliwość rotacji personelu projektowego

Przy realizacji długo okresowych projektów w wypadku rotacji personelu, ważne jest by nowe osoby miały pełen szybki dostęp do informacji dotyczących przebiegu projektu oraz etapu na jakim on się znajduje. W metodyce PRINCE2 (często nazywanej zbiurokratyzowanej z powodu ilości dokumentów, jakie trzeba przygotować do projektu), osoby mają dostęp do dokumentów projektowych opisujących każdy stopień realizacji projektu jak i doświadczenia z nim związane, co pozwala na szybkie zapoznanie się z nimi osobom działającym w projekcie w późniejszym etapie i poprzez to na szybsze włączenie ich do zespołu projektowego.

VI Jasne reguły

Przygotowane na początku realizacji projektu dokumenty opisujące czy to sposób wymiany informacji, zakresu obowiązków czy zarządzania ryzykiem, pozwalają nam na jasne ustalenie środowiska projektowego, gdzie każda z osób będzie miała jasno przyporządkowane obowiązki. Oszczędza to czas podczas realizacji projektu w przypadku rozpoczęcia nowych etapów działania.

Minusy stosowania metodyki

Wprowadzenie metodyki zarządzania projektem w organizacji wiąże się z zmianą czy to w strukturze czy w działaniu organizacji. Zmiana może doprowadzić to do dezorientacji personelu, co powoduje niepewność i staje się często iskrą konfliktów w zespole. Dzieje się tak często przy zespołach, które posiadają skostniałą strukturę organizacyjną. Na początku powoduje to chaos, podział członków zespołu na grupy i ogólne niezadowolenie. By przeciwdziałać negatywnym skutkom zmian należy trzymać się 5 kroków:

  • Po pierwsze informuj – ludzie boją się tego czego nie znają. Ważne jest by zespół wiedział czemu wprowadzamy zmiany (metodologię) i czemu ma to służyć, jak ma to wyglądać i co zmieni to w ich zakresie prac.
  • Zaprezentuj przejrzysty harmonogram wprowadzania zmiany – cały zespół będzie świadomy czego się spodziewać i w jakim okresie.
  • Pozwól zespołowi partycypować w podejmowaniu decyzji – gdy osoby mogą wpływać na kierunek zmiany (nawet minimalnie), częściej akceptują podjęte działania
  • Motywuj pracowników już na etapie wprowadzania metodologii – odczują oni już na początkowym etapie że zmiana jest korzystna dla organizacji i że przynosi dla nich korzyści
  • Podziel zespół na mniejsze jednostki i przydziel każdej z nich zadania do zrealizowania w ramach wprowadzania zmiany – praca zespołowa wprowadzi odpowiedzialność – presję za wykonanie przydzielonych zadań oraz poczucie oparcie w zespole co spowoduje szybsze przystosowanie się osób do nowych warunków.

Innym minusem związanym z stosowaniem metodyki jest potrzeba zatrudnienia doświadczonych Kierowników Projektu, gdzie miesięczne koszty wynagrodzenia brutto wynoszą od 5 do 30 tysięcy złotych (dane z portalu: www.praca.pl), co znacznie może zwiększyć koszty obsługi projektu.

Czy warto stosować metodykę w projektach ?

Zależy to od cech projektu oraz od struktury naszej organizacji. Osobiście nie wyobrażam sobie prowadzenia skomplikowanego projektu, gdzie zaangażowane są znaczne zasoby finansowe oraz ludzkie, bez stosowania metodyki – wprowadza to za dużo zamieszania i braku kontroli, co może przyczynić się do jego fiaska. Przy małych projektach należy zastanowić się czy należy adaptować całą metodykę czy tylko poszczególne jej elementy – stosowanie całej metodyki może doprowadzić do, być może niepotrzebnego, wzrostu biurokracji w organizacji oraz co za tym idzie zwiększeniu kosztów i czasu potrzebnego na obsługę projektu.

Podsumowując, stosowanie metodyki w zarządzaniu projektem wymaga dużego nakładu pracy oraz ewentualnych dodatkowych kosztów. Podatek ten jednak pozwala na zwiększenie szans, że projekt zakończy się sukcesem, a w przypadku porażki na prześledzenie jej przyczyn i zebranie doświadczeń pozwalających na późniejszą eliminacje tych przyczyn w przyszłych przedsięwzięciach. Prowadzenie projektu bez żadnej metodyki pomoże nam zaoszczędzić czas i pieniądze, jednak może sprawić również, że w pewnym momencie stracimy kontrolę nad projektem co może doprowadzić do jego epickiej porażki.

About the author

Leave a Reply